Como escolher o scanner ideal? Existem no mercado muitas opções de marcas e modelos, com características e preços variados.
Diariamente, atendemos a dezenas de clientes com dúvidas sobre como escolher o scanner ideal, portanto, sugiro que acompanhem as dicas a seguir:
Como escolher o scanner ideal para suas necessidades?
Pergunta inicial: o que se pretende resolver com a digitalização dos documentos?
Principais motivos de procura por um scanner:
- Requisitos Legais (obrigatoriedade legal da digitalização, como o Peticionamento Eletrônico)
- Redução do espaço físico ocupado pelos documentos, gerando economia e eficiência
- Organização do arquivo físico, permitindo melhor gerenciamento das informações
- Financeiro (maior aproveitamento dos recursos, gerando maiores lucros e menores custos)
- Estratégico (agilidade na busca das informações, permitindo alavancar negócios)
Caso o propósito seja montar uma empresa de digitalização de documentos para prestar serviços para outras empresas, recomendamos optar por scanners de maior capacidade de produção. Pode-se considerar também a locação de scanners, quando os projetos forem de curto prazo.
Caso sua empresa tenha um legado documental muito grande (centenas de milhares de documentos), considere contratar uma empresa de consultoria para orientar no projeto, pois estes costumam ter prazos mais longos, sendo projetos mais detalhados e complicados.
Principais características do scanner profissional
1) Velocidade e ciclo diário:
A velocidade do scanner é dada em ppm (páginas por minuto), e ipm (imagens por minuto) no caso do duplex.
O ciclo diário do scanner é o número de folhas diárias que o scanner suporta digitalizar, dado em páginas por dia.
De acordo com velocidade e ciclo diário, os scanners dividem-se basicamente em cinco categorias principais:
- Scanners portáteis: scanners de entrada, de baixo custo, uso de baixo volume, 15 a 25 ppm, ciclo diário máximo de 1.000 folhas.
- Scanners departamentais: scanners de 30 a 65 ppm, com ciclos diários de 3.000 a 5.000 folhas.
- Scanners de baixa produção: scanners de 70 ppm a 85 ppm, com ciclos diários de 10.000 a 20.000 folhas.
- Média Produção: modelos A3, acima de 60ppm, com ciclos diários de 25.000 folhas ou mais.
- Alta Produção: modelos acima de 100 ppm, bandeja para 500 documentos ou mais, 40.000 folhas ou mais.
2) Resolução óptica
A resolução óptica (dada em dpi ou pontos por polegada) define a precisão com a qual o equipamento irá capturar as imagens. Logo, quanto maior a resolução, maior a nitidez da imagem obtida, porém, maior o tempo de varredura e maior o tamanho do arquivo (em Bytes).
Os scanners profissionais de documentos do mercado costumam ter resolução máxima de 600 dpi, porém, 300 dpi de resolução são suficientes para atender à maioria dos projetos de digitalização de documentos.
3) Formato do documento (A4, Ofício, A3? ) e o tipo (encadernado, livro, folhas soltas, cartões, documentos espessos?)
Este item é muito importante, pois um scanner A3 pode custar cerca de 10 vezes o valor de um scanner A4.
Para a digitalização de livros e documentos encadernados, existem modelos específicos de scanners do tipo planetário, onde o módulo óptico do scanner fica suspenso, permitindo a digitalização com o mínimo contato físico com o livro.
Lembre-se: o formato A3 é 2x maior do que o A4. Um scanner A3 pode digitalizar um documento A4, mas não o contrário.
4) Scanner Duplex – significa que o scanner digitaliza frente e verso em única passada
5) Formato de saída (arquivo tipo TIF, JPG, PDF, PDF/A, PDF pesquisável)
É importante definir o formato como as imagens serão salvas; atualmente, os scanners salvam as imagens nos formatos TIF, JPEG, PDF/A, sendo o padrão PDF pesquisável o mais procurado, pois permite a busca textual de um conteúdo dentro do texto das imagens.
Daremos aqui o foco para o formato PDF/A que assegura a reprodução de seu arquivo no futuro.
6) Recursos de automação da captura
Os recursos embarcados no software de captura são muito importantes, pois agilizam a digitalização, evitando retrabalhos. Os recursos mais úteis são:
a) eliminação automática dos versos em branco
b) processamento por OCR (reconhecimento óptico de caracteres) – conversão em texto/pesquisável
c) remoção dos furos de pastas (punch hole)
d) remoção de bordas escuras e preenchimento de papel rasgado nas bordas
e) separação automática de lotes de documentos
f) recursos de melhoria automática das imagens (ajuste dinâmico de contraste e brilho)
g) leitura de código de barras, permitindo utilizar o código para nomear o documento
h) possibilidade de exportação em lotes, com indexação via OCR por zona
Scanners como este modelo da Panasonic possuem em seu software Image Capture Plus várias destas funções embarcadas, permitindo alta produtividade, desempenho e qualidade.
Pré-requisitos fundamentais ao fazer a digitalização de documentos
Manutenção periódica do scanner
Em virtude do scanner processar papéis, os resíduos como fuligem, poeira, toner e outros acabam se depositando no interior do scanner; portanto, periodicamente recomenda-se uma limpeza preventiva básica, a ser realizada pelo usuário, com um pano levemente umedecido com álcool isopropílico, aplicado sobre as lentes, roletes de borracha, pads de separação. Nas carenagens, pano levemente umedecido com detergente neutro Aqui temos um vídeo com um exemplo de manutenção básica.
Atenção: Nunca tente desmontar o equipamento!!! A manutenção deverá sempre ser realizada por um técnico especializado.
A Fast Scan presta os serviços de manutenção preventiva e corretiva em scanners, confira aqui.
Preparação dos documentos – etapa importante na digitalização de documentos
Outro fator que faz toda a diferença na digitalização dos documentos, e que prolonga a vida útil do seu equipamento é a preparação prévia dos documentos, antes de inserí-los no scanner. Na etapa de preparação, os documentos devem ser arejados, separados manualmente, devem ser removidos itens que possam danificar o scanner, como grampos, clipes, post-its, sujeiras, devendo ser reparadas as folhas danificadas, rasgadas, evitando que materiais se desprendam da folha e fiquem alojados no interior do equipamento.
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Eng. Rodrigo Rossoni Ribeiro, CDIA+
Rodrigo Rossoni Ribeiro