Guia prático de perguntas e respostas em Digitalização de Documentos e Transformação Digital
Este guia é indicado para empresas e órgãos públicos que precisam iniciar um projeto de digitalização de documentos e implantar um acervo digital pesquisável (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Trataremos dos seguintes tópicos:
Dores a “resolver”
Ganhos com a digitalização
Etapas para o sucesso
Entraves para o sucesso do projeto
Dica de Ouro Fast Scan
Nestes vinte e três anos de atuação em centenas de projetos desafiadores nas áreas de Transformação Digital e Digitalização de Documentos, e no fornecimento de milhares de scanners para o mercado brasileiro, acumulamos um vasto conhecimento sobre estes temas, principalmente, o que fazer – e o que evitar – para ter um projeto de digitalização de documentos bem-sucedido.
Por este motivo, estamos compartilhando este guia prático de perguntas e respostas, visando responder às perguntas que recebemos de pessoas, empresas e órgãos públicos, que necessitam digitalizar seus documentos de forma segura e correta, de acordo com as boas práticas.
Por que devemos digitalizar os documentos? Quais as principais “dores”?
Um projeto de digitalização de documentos geralmente nasce da percepção de que a desorganização do acervo documental está se tornando um gargalo operacional, ou quando há risco jurídico envolvido.
Listamos abaixo as frases que mais ouvimos nestes anos de experiência em digitalização de documentos: (frases reais):
- “Não consegui encontrar um documento em tempo hábil e sofri uma penalização”
- “Nosso arquivo está lotado, não tenho mais onde armazenar caixas”
- “O custo da guarda de documentos está alto e recorrente”
- “Meus funcionários gastam horas procurando um documento no arquivo físico”
- “O documento existe mas não temos ideia de onde está”
- “A LGPD me obriga a ter um sistema de gestão documental eficiente e seguro”
- “Os papéis estão travando os processos da empresa, impactando o crescimento”
- “Sofri uma enchente e perdi todo o acervo”
- “Sofri um incêndio e todo o acervo foi queimado”
- “Se eu perder estes documentos, terei um enorme prejuízo”
- “Tenho equipes no Brasil inteiro, mas o arquivo físico é centralizado, preciso compartilhar o arquivo de documentos”
Quais os principais ganhos obtidos com a digitalização de documentos?
- Organização documental, aumentando a eficiência;
- Economia de horas de colaboradores pesquisando processos físicos;
- Facilidade no compartilhamento dos documentos;
- Garantia da integridade das informações;
- Preservação das informações dos documentos (afinal, eles se degradam pelo manuseio físico e pelo passar do tempo);
- Segurança dos dados (backup e continuidade);
- Controle de acesso e auditoria (Quem acessou? Quando? Onde? Por que?)
- Portabilidade das informações;
- Sustentabilidade e ganhos ambientais.
Quais as principais etapas para o sucesso de um projeto de digitalização de documentos?
Uma vez definido que sua empresa ou instituição pública precisa digitalizar seu arquivo de documentos, os seguintes passos deverão ser seguidos, perguntas respondidas, de preferência com o suporte de uma empresa especializada. Importante nesta etapa que a empresa contratante esteja bastante engajada, e que trate o assunto com a devida atenção, pois erros nesta etapa costumam trazer prejuízos irreversíveis.
- Definição de Expectativas e Objetivos principais da implantação do projeto de digitalização de documentos? São factíveis? São reais?
- Definição do Orçamento reservado para o projeto (budget). É realista?
- Definição do Escopo do projeto de forma precisa
Volumetria de documentos
Prazo de execução
Classificação dos documentos por: tipo/data/natureza/temporalidade
Definição da ordem de digitalização (Quais serão digitalizados primeiro?) - Entender como está organizado o acervo físico atual. Tem uma organização lógica? (Por data? Ordem alfabética? Período? Assunto?) Ou está tudo misturado, sem uma ordem lógica?
- Definição dos padrões técnicos (Resolução óptica? OCR? Formato PDF? Colorido?)
- Definição dos parâmetros de indexação (Como os documentos serão encontrados depois?)
- Definição da forma de armazenamento digital (Nuvem? Servidor interno? HD externo? Sistema de GED)
- Definir quem irá executar os serviços (Empresa terceira? Equipe interna?)
- Definir quais serão as metas e “milestones” para o acompanhamento
- Quantificar e contratar equipamentos, softwares e serviços
- Quantificar, contratar e qualificar a Equipe de trabalho
- Realizar MVP a fim de validar a solução
- Uma vez validado, dar o “start” no projeto
- Designar um(a) Gerente de Projeto, que irá acompanhar as atividades e o progresso, de acordo com as metas planejadas
Quais os principais entraves para o sucesso de um projeto de digitalização de documentos?
Nestes 23 anos, já presenciamos alguns projetos darem errado. Seguem abaixo alguns fatores que podem levar um projeto de digitalização de documentos ao fracasso.
- Expectativa inalcançável ou irreal: quando o cliente espera do projeto algo que ele não pode entregar. Exemplo: o cliente imagina que a digitalização irá organizar a “bagunça” acumulada ao longo de anos, como um “passe de mágica”, quando na verdade, a organização deve vir antes da etapa da digitalização, e irá demandar muito esforço e comprometimento da parte do cliente.
- Escopo mal dimensionado (sub ou superdimensionado), levando à contratação equivocada de recursos, cálculo errado do orçamento.
- Mudanças de Escopo durante a execução do projeto (o projeto inicia com um volume, mas no decorrer, a contratante começa a incluir ou excluir itens, solicitar serviços ou requisitos adicionais, não previstos no projeto)
- Baixo nível de adesão do cliente , que ocorre quando, após a assinatura do contrato, o cliente não coloca nenhum(a) profissional para apoiar o projeto, não participa da etapa de organização, delegando tudo à contratada; a contratante deve entender que trata-se de um trabalho a quatro mãos, afinal, ninguém conhece melhor os documentos e sua relevância ou não do que a própria empresa contratante;
- Prazos de execução inexequíveis ou irreais, levando a frustrações e despesas adicionais;
- Filosofia simplista de que “vamos comprar um scanner baratinho e fazemos nós mesmos”. O cliente então compra um scanner qualquer, sem definir o escopo, prazo, orçamento, forma de indexação, onde salvar, sem definir equipe, sem análise prévia, e no final, não consegue fazer o serviço avançar, ou chegar a algum resultado;
- Realizar a digitalização sem se preocupar com a indexação, criando um “arquivo morto digital”, onde continua não conseguindo encontrar nada, e onde só conseguiu transformar a “bagunça física em bagunça digital”
Dica de Ouro Fast Scan em projetos de digitalização de documentos:
“Antes de iniciar a digitalização, valide escopo, volumetria, padrões técnicos e indexação, que estejam alinhados ao orçamento e que conte com apoio efetivo do cliente ou contratante ao projeto. Isso evitará retrabalho e custos extras, garantindo um acervo digital realmente pesquisável e útil.”
Se precisar, pode contatar aqui a Equipe da Fast Scan para ajudar nessa etapa de diagnóstico e levantamento de cenário.