Arquivos Conhecimento - Fast Scan Service

Neste guia você vai entender como escolher o scanner ideal por volume, formato e tipo de documento, além de decidir entre compra e locação.

Em vinte e três anos de atuação no mercado brasileiro de Digitalização de Documentos, tendo comercializado e alugado milhares de scanners, acumulamos um vasto conhecimento sobre este tema, que estamos compartilhando aqui com vocês.

✅ Pergunta 1: “O que é um scanner e para que serve?”

Resposta: o scanner é um equipamento de entrada de dados utilizado para converter documentos físicos em imagens digitais. Tecnicamente, ele é composto por sistemas mecânicos, sensores ópticos e circuitos eletrônicos que realizam a leitura das páginas, permitindo arquivar, preservar, compartilhar e pesquisar documentos de forma digital.

✅ Pergunta 2: “Quais os principais parâmetros que diferenciam os scanners?”

Resposta: Os principais parâmetros que diferenciam os scanners, além da marca, são:

Velocidade (ppm): refere-se à velocidade com que o scanner captura os documentos, transformando-os em imagens (páginas por minuto).
Ciclo diário (volume diário): refere-se à capacidade de produção diária do scanner (páginas por dia), permitindo classificá-lo como scanner de entrada, scanner departamental ou scanner de produção.
Resolução óptica (dpi): refere-se à quantidade de pontos que o scanner consegue capturar na leitura. Em geral, quanto maior a resolução, melhor a qualidade.
Conectividade: scanners podem se conectar aos dispositivos através de USB 2.0, USB 3.0, Wi-Fi (wireless) ou cabo de rede Ethernet. É importante verificar qual conectividade é necessária antes da escolha.
Formatos de saída: os scanners podem exportar as imagens em diversos formatos, sendo os mais comuns PDF, PDF/A, TIFF, JPEG e BMP.
Formato máximo do documento: define quais dimensões máximas o scanner consegue capturar. Os mais comuns são A4 e A3, além dos scanners de grandes formatos (A2, A1, A0 ou superiores).
Gramatura / espessura dos documentos: define o intervalo mínimo e máximo de espessuras que podem ser inseridas no scanner (normalmente em g/m²).
Capacidade da bandeja (ADF): indica quantos documentos podem ser alimentados na bandeja do scanner de cada vez.
Recursos de tratamento de imagens: define quais recursos e automatizações estão presentes na solução de digitalização.

✅ Pergunta 3: “Quais os recursos de imagem mais procurados em scanners?”

Orientação automática: permite rotacionar os documentos de forma automática, baseado no texto;
Eliminação de versos em branco: permite que os versos das folhas sem nenhuma informação sejam eliminados automaticamente;
Processamento OCR: é a sigla para Reconhecimento Óptico de Caracteres, que permite transformar uma imagem do documento em texto pesquisável;
Remoção de bordas ou recorte automático: permite que as imagens sejam recortadas automaticamente, independente do formato do documento físico, sendo exportadas sem bordas
Indexação por barcode: permite que o documento ou lote de folhas seja renomeado de acordo com o código de barras ou QR code inserido em uma página do documento
Indexação por texto: permite que o documento ou lote de folhas seja renomeado de acordo com uma parte do texto a ser capturada em uma página do documento

✅ Pergunta 4: “O que dá mais problemas em scanner de documentos?”

Resposta: os principais problemas encontrados na operação e manuseio dos scanners em projetos de digitalização de documentos são:

atolamento de papéis;
desgaste de consumíveis com o uso (pick rollers e brake rollers)
sujeira aderindo nas peças dos scanners, como eixos de borracha
sujeira nas lentes e sistema óptico
preparação dos documentos, retirada de grampos e clipes, evitando riscos e danos ao scanner
riscos nas lentes pelo manuseio incorreto, grampos nos documentos, etc.

✅ Pergunta 5: “Como os scanners podem ser classificados quanto às suas aplicações?”

Resposta: Quanto aos tipos de scanners e suas aplicações, podemos classificá-los em:

Scanner departamental (A4): indicado para documentos até o formato A4, com velocidade em torno de 30 ppm a 60 ppm, e volumes de aproximadamente até 5.000 folhas por dia.
Scanner de produção (A3): indicado para documentos até o formato A3, com velocidades entre 60 e 120 ppm, para volumes documentais mais elevados (ex.: acima de 30.000 folhas por dia).
Scanner de grandes formatos: indicado para plantas de Engenharia e Arquitetura, desenhos técnicos e documentos maiores, nos formatos A2, A1 e A0.
Scanner de livros: scanners planetários indicado para a digitalização de livros de cartórios, livros em geral e materiais encadernados até o formato A3.
Scanner de microfilmes: indicado para digitalização de microfilmes em rolos de 16mm e 35mm.
Scanner de microfichas: indicado para microfichas convencionais, jaquetas e também COM (Computer Output to Microfilm).
Scanner de cartões janela (aperture cards): indicado para digitalização de cartões janela.
Scanner fotográfico (artes gráficas): indicado para digitalização em alta resolução de fotos, slides, filmes positivos e negativos.

✅ Marcas de scanners oferecidas pela Fast Scan Service

A Fast Scan Service oferece scanners de excelente qualidade, nas modalidades locação ou venda, incluindo as marcas abaixo:

Avision (documentos A3 e A4)
Contex (grandes formatos)
Czur (livros até A3)
Fujitsu/Ricoh (documentos A3 e A4)
Kyokko Seiko (microfilmes, microfichas e cartões janela)
Kodak Alaris (documentos A3 e A4)
Microtek (fotos, slides e filmes)
Panasonic (documentos A3 e A4)
Wicks and Wilson (microfilmes e microfichas – produção)

✅ Pergunta 6: ” É melhor comprar ou alugar um scanner profissional?”

Resposta: Depende principalmente do volume de digitalização, da duração do projeto, do nível de criticidade da operação e da necessidade de suporte técnico rápido.
Em geral, comprar faz mais sentido quando há demanda contínua e previsível.
Já alugar costuma ser a melhor opção quando há projetos temporários, picos de demanda ou necessidade de flexibilidade — especialmente quando faz mais sentido para a empresa terceirizar o fornecimento do scanner, sem se preocupar com suporte técnico e peças, ou quando deseja evitar um investimento inicial alto.

Quando vale a pena comprar um scanner?

Resposta: A compra tende a ser mais indicada quando:

A digitalização é uma rotina permanente (ex.: financeiro, RH, contratos, processos internos)
Existe um volume estável e recorrente ao longo do tempo
O scanner será um ativo importante dentro da operação
A empresa quer padronizar a produção com equipamento próprio
Há equipe interna preparada (ou suporte contratado) para manter o equipamento funcionando bem

✅ Em resumo: comprar é ideal quando o scanner será utilizado com frequência e por longo prazo.

Quando vale a pena alugar (locar) um scanner?

Resposta: A locação é recomendada quando:

O projeto tem prazo definido (ex.: 2, 3, 6 ou 12 meses)
A empresa tem um acervo represado e quer “colocar em dia”
O volume aumenta por um período (picos) e depois reduz
Não faz sentido investir alto em compra para uso eventual
É importante ter troca rápida em caso de falha e suporte técnico especializado
A empresa quer evitar riscos como: scanner inadequado, subdimensionamento ou ociosidade do equipamento

✅ Em resumo: alugar é ideal quando você precisa de produtividade imediata, flexibilidade e previsibilidade de custo.

✅ Locação de scanners de documentos A4

✅ Locação de scanners de documentos A3

✅ Locação de scanners de livros

✅ Locação de scanners de grandes formatos

✅ Venda de scanners de documentos

✅ Locação de scanners de microfilmes

✅ Manutenção em scanners profissionais

Se quiser, nossa equipe pode ajudar a dimensionar o scanner ideal (formato, volume e velocidade) e indicar se a compra ou a locação faz mais sentido para o seu cenário

Guia prático de perguntas e respostas em Digitalização de Documentos e Transformação Digital

Este guia é indicado para empresas e órgãos públicos que precisam iniciar um projeto de digitalização de documentos e implantar um acervo digital pesquisável (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Trataremos dos seguintes tópicos:

Dores a “resolver”

Ganhos com a digitalização

Etapas para o sucesso

Entraves para o sucesso do projeto

Dica de Ouro Fast Scan

Nestes vinte e três anos de atuação em centenas de projetos desafiadores nas áreas de Transformação Digital e Digitalização de Documentos, e no fornecimento de milhares de scanners para o mercado brasileiro, acumulamos um vasto conhecimento sobre estes temas, principalmente, o que fazer – e o que evitar – para ter um projeto de digitalização de documentos bem-sucedido.

Por este motivo, estamos compartilhando este guia prático de perguntas e respostas, visando responder às perguntas que recebemos de pessoas, empresas e órgãos públicos, que necessitam digitalizar seus documentos de forma segura e correta, de acordo com as boas práticas.

Por que devemos digitalizar os documentos? Quais as principais “dores”?

Um projeto de digitalização de documentos geralmente nasce da percepção de que a desorganização do acervo documental está se tornando um gargalo operacional, ou quando há risco jurídico envolvido.
Listamos abaixo as frases que mais ouvimos nestes anos de experiência em digitalização de documentos: (frases reais):

“Não consegui encontrar um documento em tempo hábil e sofri uma penalização”

“Nosso arquivo está lotado, não tenho mais onde armazenar caixas”

“O custo da guarda de documentos está alto e recorrente”

“Meus funcionários gastam horas procurando um documento no arquivo físico”

“O documento existe mas não temos ideia de onde está”

“A LGPD me obriga a ter um sistema de gestão documental eficiente e seguro”

“Os papéis estão travando os processos da empresa, impactando o crescimento”

“Sofri uma enchente e perdi todo o acervo”

“Sofri um incêndio e todo o acervo foi queimado”

“Se eu perder estes documentos, terei um enorme prejuízo”

“Tenho equipes no Brasil inteiro, mas o arquivo físico é centralizado, preciso compartilhar o arquivo de documentos”

Quais os principais ganhos obtidos com a digitalização de documentos?

Organização documental, aumentando a eficiência;

Economia de horas de colaboradores pesquisando processos físicos;

Facilidade no compartilhamento dos documentos;

Garantia da integridade das informações;

Preservação das informações dos documentos (afinal, eles se degradam pelo manuseio físico e pelo passar do tempo);

Segurança dos dados (backup e continuidade);

Controle de acesso e auditoria (Quem acessou? Quando? Onde? Por que?)

Portabilidade das informações;

Sustentabilidade e ganhos ambientais.

Quais as principais etapas para o sucesso de um projeto de digitalização de documentos?

Uma vez definido que sua empresa ou instituição pública precisa digitalizar seu arquivo de documentos, os seguintes passos deverão ser seguidos, perguntas respondidas, de preferência com o suporte de uma empresa especializada. Importante nesta etapa que a empresa contratante esteja bastante engajada, e que trate o assunto com a devida atenção, pois erros nesta etapa costumam trazer prejuízos irreversíveis.

Definição de Expectativas e Objetivos principais da implantação do projeto de digitalização de documentos? São factíveis? São reais?

Definição do Orçamento reservado para o projeto (budget). É realista?

Definição do Escopo do projeto de forma precisa
Volumetria de documentos
Prazo de execução
Classificação dos documentos por: tipo/data/natureza/temporalidade
Definição da ordem de digitalização (Quais serão digitalizados primeiro?)

Entender como está organizado o acervo físico atual. Tem uma organização lógica? (Por data? Ordem alfabética? Período? Assunto?) Ou está tudo misturado, sem uma ordem lógica?

Definição dos padrões técnicos (Resolução óptica? OCR? Formato PDF? Colorido?)

Definição dos parâmetros de indexação (Como os documentos serão encontrados depois?)

Definição da forma de armazenamento digital (Nuvem? Servidor interno? HD externo? Sistema de GED)

Definir quem irá executar os serviços (Empresa terceira? Equipe interna?)

Definir quais serão as metas e “milestones” para o acompanhamento

Quantificar e contratar equipamentos, softwares e serviços

Quantificar, contratar e qualificar a Equipe de trabalho

Realizar MVP a fim de validar a solução

Uma vez validado, dar o “start” no projeto

Designar um(a) Gerente de Projeto, que irá acompanhar as atividades e o progresso, de acordo com as metas planejadas

Quais os principais entraves para o sucesso de um projeto de digitalização de documentos?

Nestes 23 anos, já presenciamos alguns projetos darem errado. Seguem abaixo alguns fatores que podem levar um projeto de digitalização de documentos ao fracasso.

Expectativa inalcançável ou irreal: quando o cliente espera do projeto algo que ele não pode entregar. Exemplo: o cliente imagina que a digitalização irá organizar a “bagunça” acumulada ao longo de anos, como um “passe de mágica”, quando na verdade, a organização deve vir antes da etapa da digitalização, e irá demandar muito esforço e comprometimento da parte do cliente.

Escopo mal dimensionado (sub ou superdimensionado), levando à contratação equivocada de recursos, cálculo errado do orçamento.

Mudanças de Escopo durante a execução do projeto (o projeto inicia com um volume, mas no decorrer, a contratante começa a incluir ou excluir itens, solicitar serviços ou requisitos adicionais, não previstos no projeto)

Baixo nível de adesão do cliente , que ocorre quando, após a assinatura do contrato, o cliente não coloca nenhum(a) profissional para apoiar o projeto, não participa da etapa de organização, delegando tudo à contratada; a contratante deve entender que trata-se de um trabalho a quatro mãos, afinal, ninguém conhece melhor os documentos e sua relevância ou não do que a própria empresa contratante;

Prazos de execução inexequíveis ou irreais, levando a frustrações e despesas adicionais;

Filosofia simplista de que “vamos comprar um scanner baratinho e fazemos nós mesmos”. O cliente então compra um scanner qualquer, sem definir o escopo, prazo, orçamento, forma de indexação, onde salvar, sem definir equipe, sem análise prévia, e no final, não consegue fazer o serviço avançar, ou chegar a algum resultado;

Realizar a digitalização sem se preocupar com a indexação, criando um “arquivo morto digital”, onde continua não conseguindo encontrar nada, e onde só conseguiu transformar a “bagunça física em bagunça digital”

Dica de Ouro Fast Scan em projetos de digitalização de documentos:
“Antes de iniciar a digitalização, valide escopo, volumetria, padrões técnicos e indexação, que estejam alinhados ao orçamento e que conte com apoio efetivo do cliente ou contratante ao projeto. Isso evitará retrabalho e custos extras, garantindo um acervo digital realmente pesquisável e útil.”

Se precisar, pode contatar aqui a Equipe da Fast Scan para ajudar nessa etapa de diagnóstico e levantamento de cenário.