Neste guia você vai entender como escolher o scanner ideal por volume, formato e tipo de documento, além de decidir entre compra e locação.
Em vinte e três anos de atuação no mercado brasileiro de Digitalização de Documentos, tendo comercializado e alugado milhares de scanners, acumulamos um vasto conhecimento sobre este tema, que estamos compartilhando aqui com vocês.
✅ Pergunta 1: “O que é um scanner e para que serve?”
Resposta: o scanner é um equipamento de entrada de dados utilizado para converter documentos físicos em imagens digitais. Tecnicamente, ele é composto por sistemas mecânicos, sensores ópticos e circuitos eletrônicos que realizam a leitura das páginas, permitindo arquivar, preservar, compartilhar e pesquisar documentos de forma digital.
✅ Pergunta 2: “Quais os principais parâmetros que diferenciam os scanners?”
Resposta: Os principais parâmetros que diferenciam os scanners, além da marca, são:
Velocidade (ppm): refere-se à velocidade com que o scanner captura os documentos, transformando-os em imagens (páginas por minuto).
Ciclo diário (volume diário): refere-se à capacidade de produção diária do scanner (páginas por dia), permitindo classificá-lo como scanner de entrada, scanner departamental ou scanner de produção.
Resolução óptica (dpi): refere-se à quantidade de pontos que o scanner consegue capturar na leitura. Em geral, quanto maior a resolução, melhor a qualidade.
Conectividade: scanners podem se conectar aos dispositivos através de USB 2.0, USB 3.0, Wi-Fi (wireless) ou cabo de rede Ethernet. É importante verificar qual conectividade é necessária antes da escolha.
Formatos de saída: os scanners podem exportar as imagens em diversos formatos, sendo os mais comuns PDF, PDF/A, TIFF, JPEG e BMP.
Formato máximo do documento: define quais dimensões máximas o scanner consegue capturar. Os mais comuns são A4 e A3, além dos scanners de grandes formatos (A2, A1, A0 ou superiores).
Gramatura / espessura dos documentos: define o intervalo mínimo e máximo de espessuras que podem ser inseridas no scanner (normalmente em g/m²).
Capacidade da bandeja (ADF): indica quantos documentos podem ser alimentados na bandeja do scanner de cada vez.
Recursos de tratamento de imagens: define quais recursos e automatizações estão presentes na solução de digitalização.
✅ Pergunta 3: “Quais os recursos de imagem mais procurados em scanners?”
- Orientação automática: permite rotacionar os documentos de forma automática, baseado no texto;
- Eliminação de versos em branco: permite que os versos das folhas sem nenhuma informação sejam eliminados automaticamente;
- Processamento OCR: é a sigla para Reconhecimento Óptico de Caracteres, que permite transformar uma imagem do documento em texto pesquisável;
- Remoção de bordas ou recorte automático: permite que as imagens sejam recortadas automaticamente, independente do formato do documento físico, sendo exportadas sem bordas
- Indexação por barcode: permite que o documento ou lote de folhas seja renomeado de acordo com o código de barras ou QR code inserido em uma página do documento
- Indexação por texto: permite que o documento ou lote de folhas seja renomeado de acordo com uma parte do texto a ser capturada em uma página do documento
✅ Pergunta 4: “O que dá mais problemas em scanner de documentos?”
Resposta: os principais problemas encontrados na operação e manuseio dos scanners em projetos de digitalização de documentos são:
- atolamento de papéis;
- desgaste de consumíveis com o uso (pick rollers e brake rollers)
- sujeira aderindo nas peças dos scanners, como eixos de borracha
- sujeira nas lentes e sistema óptico
- preparação dos documentos, retirada de grampos e clipes, evitando riscos e danos ao scanner
- riscos nas lentes pelo manuseio incorreto, grampos nos documentos, etc.
✅ Pergunta 5: “Como os scanners podem ser classificados quanto às suas aplicações?”
Resposta: Quanto aos tipos de scanners e suas aplicações, podemos classificá-los em:
Scanner departamental (A4): indicado para documentos até o formato A4, com velocidade em torno de 30 ppm a 60 ppm, e volumes de aproximadamente até 5.000 folhas por dia.
Scanner de produção (A3): indicado para documentos até o formato A3, com velocidades entre 60 e 120 ppm, para volumes documentais mais elevados (ex.: acima de 30.000 folhas por dia).
Scanner de grandes formatos: indicado para plantas de Engenharia e Arquitetura, desenhos técnicos e documentos maiores, nos formatos A2, A1 e A0.
- Scanner de livros: scanners planetários indicado para a digitalização de livros de cartórios, livros em geral e materiais encadernados até o formato A3.
Scanner de microfilmes: indicado para digitalização de microfilmes em rolos de 16mm e 35mm.
Scanner de microfichas: indicado para microfichas convencionais, jaquetas e também COM (Computer Output to Microfilm).
Scanner de cartões janela (aperture cards): indicado para digitalização de cartões janela.
Scanner fotográfico (artes gráficas): indicado para digitalização em alta resolução de fotos, slides, filmes positivos e negativos.
✅ Marcas de scanners oferecidas pela Fast Scan Service
A Fast Scan Service oferece scanners de excelente qualidade, nas modalidades locação ou venda, incluindo as marcas abaixo:
Avision (documentos A3 e A4)
Contex (grandes formatos)
Czur (livros até A3)
Fujitsu/Ricoh (documentos A3 e A4)
Kyokko Seiko (microfilmes, microfichas e cartões janela)
Kodak Alaris (documentos A3 e A4)
Microtek (fotos, slides e filmes)
Panasonic (documentos A3 e A4)
Wicks and Wilson (microfilmes e microfichas – produção)
✅ Pergunta 6: ” É melhor comprar ou alugar um scanner profissional?”
Resposta: Depende principalmente do volume de digitalização, da duração do projeto, do nível de criticidade da operação e da necessidade de suporte técnico rápido.
Em geral, comprar faz mais sentido quando há demanda contínua e previsível.
Já alugar costuma ser a melhor opção quando há projetos temporários, picos de demanda ou necessidade de flexibilidade — especialmente quando faz mais sentido para a empresa terceirizar o fornecimento do scanner, sem se preocupar com suporte técnico e peças, ou quando deseja evitar um investimento inicial alto.
Quando vale a pena comprar um scanner?
Resposta: A compra tende a ser mais indicada quando:
A digitalização é uma rotina permanente (ex.: financeiro, RH, contratos, processos internos)
Existe um volume estável e recorrente ao longo do tempo
O scanner será um ativo importante dentro da operação
A empresa quer padronizar a produção com equipamento próprio
Há equipe interna preparada (ou suporte contratado) para manter o equipamento funcionando bem
✅ Em resumo: comprar é ideal quando o scanner será utilizado com frequência e por longo prazo.
Quando vale a pena alugar (locar) um scanner?
Resposta: A locação é recomendada quando:
O projeto tem prazo definido (ex.: 2, 3, 6 ou 12 meses)
A empresa tem um acervo represado e quer “colocar em dia”
O volume aumenta por um período (picos) e depois reduz
Não faz sentido investir alto em compra para uso eventual
É importante ter troca rápida em caso de falha e suporte técnico especializado
A empresa quer evitar riscos como: scanner inadequado, subdimensionamento ou ociosidade do equipamento
✅ Em resumo: alugar é ideal quando você precisa de produtividade imediata, flexibilidade e previsibilidade de custo.
✅ Locação de scanners de documentos A4
✅ Locação de scanners de documentos A3
✅ Locação de scanners de livros
✅ Locação de scanners de grandes formatos
✅ Venda de scanners de documentos
✅ Locação de scanners de microfilmes
✅ Manutenção em scanners profissionais
Se quiser, nossa equipe pode ajudar a dimensionar o scanner ideal (formato, volume e velocidade) e indicar se a compra ou a locação faz mais sentido para o seu cenário